El Proceso Efectivo de Gestión de Materiales y su impacto en los Proyectos

Gestión de Materiales

La Gestión de Materiales (GM) en Proyectos es el proceso de Planificar y Ejecutar todas las actividades necesarias para asegurar que la cantidad y calidad de equipos y materiales estén disponibles en obra a tiempo y al menor costo posible para soportar el Plan de Ejecución del Proyecto.

Los Elementos Funcionales de la Gestión de Materiales incluyen: Planificación, Generación de Requerimientos de Materiales y Equipos, Gestión de Compras, Inspecciones y Gestión de Materiales en Obra.

La Gestión de Materiales (GM) es un Proceso, por lo tanto puede ser Analizado, Mejorado y Medido.

Importancia de la Gestión de Materiales en la Ejecución del Proyecto

El costo de los materiales típicamente representa del 50 al 60% del valor del Proyecto, así mismo el atraso en la entrega de los materiales es la causa más común de atrasos en la construcción.

El material correcto en el momento correcto y en el lugar correcto resulta en una mejora de la productividad en el trabajo, en una reducción de material sobrante (surplus), en eliminación de sorpresas de escasez de material y en un control más eficiente del cronograma del Proyecto. La Gestión de Materiales en el Plan de Ejecución del Proyecto es fundamental para la reducción del costo, incremento de valor y para la mejora de la rentabilidad del proyecto.

Nuevas tecnologías, recursos globales y procedimientos innovadores de adquisiciones ofrecen oportunidades para desarrollar ventajas competitivas. Las empresas más exitosas del futuro serán aquellas que efectivamente desarrollen procedimientos de ejecución de proyectos de clase mundial.

Visión General del Proceso de Gestión de Materiales

Gestión de Materiales

El proceso de Gestión de Materiales se inicia con la planificación. La Planificación de la Gestión de Materiales debe realizarse en las etapas tempranas del proyecto. La buena planificación, junto una correcta interacción con Ingeniería y Gerencia de Construcción garantizará un proceso exitoso de Gestión de Materiales con un impacto positivo en el proyecto.

Gestión de Materiales

La Gestión de Materiales forma parte importante de la organización del proyecto. Todas las áreas del proyecto deben formar parte activa en las actividades de Gestión de Materiales.

Evolución de la Gestión de Materiales

El CII (Construction Industry Institute) comenzó a interesarse en la Gestión de Materiales en la industria de la construcción durante los inicios de los 80.

Una de las conclusiones del CII en la asamblea anual de 1985 fue que la industria de la construcción estaba sumamente atrasada respecto a la industria de manufactura en relación a la aplicación de conceptos de Gestión de Materiales. Se determinó que las prácticas de Gestión de Materiales en la industria de la construcción eran mínimas o nulas, sin embargo también se determinó que el potencial para un incremento de productividad y reducción de costos era evidente. En la industria de la manufactura, una adecuada Gestión de Materiales generaba un incremento de la productividad de 5 a 10%. Es razonable pensar que tal incremento podría ser alcanzado o superado en la industria de la construcción.

En 1988, el CII publicó el “Project Materials Management Handbook”, la primera referencia para los procesos de Gestión de Materiales en la industria de la construcción.

En la actualidad, estudios del CII muestran un considerable incremento en la adopción de los conceptos de Gestión de Materiales en la industria de la construcción. El siguiente cuadro muestra las mejoras de resultados al aplicar los conceptos de Gestión de Materiales en esta industria.

Concepto % de Mejora
Reducción de Material Sobrante (Surplus) 40
Mejora en la Performance del Proveedor 24
Ahorro en el Flujo de Caja 23
Reducción en almacenamiento en sitio y manejo de materiales 21
Incremento en la productividad de la mano de obra 16
Mejora en el cronograma del Proyecto 16
Reducción de horas de Gestión de Proyectos 15
Reducción de Riesgos 5

Una Efectiva Gestión de Materiales genera ahorro en el CTI (Costo Total Instalado) de Plantas Industriales

En la actualidad los inversionistas, propietarios o clientes tienden progresivamente a delegar mayores responsabilidades a las empresas consultoras especializadas debido a la alta especialización que los actuales proyectos demandan, no solamente desde el punto de vista técnico sino principalmente desde el punto de vista de gestión. La tendencia en la ejecución de los proyectos es hacia los contratos tipo suma alzada y puesta en marcha a un nivel de operación de la planta (LSTK - Lump Sum Turn Key). Este tipo de contratos representan contratos de alto riesgo para las empresas de servicios EPCM, puesto que estas asumen todo el riesgo financiero. La ejecución efectiva de Gestión de Materiales para esta categoría de proyectos puede resultar en un muy significativo beneficio en la rentabilidad de la empresa de servicios.

El ahorro en el costo del proyecto es un beneficio tangible y directo de una efectiva Gestión de Materiales. Los estudios realizados por CII muestran una estimación de ahorro del 2 al 4% sobre el Costo Total Instalado.

Los beneficios inmediatos son incremento de productividad de la mano de obra, menor duración de la construcción, menor costo indirecto asociado a la construcción, mayor precisión en la información y reducción del material sobrante.

Los costos en oficina también se ven reducidos con la introducción de sistemas informáticos de Gestión de Materiales.

El estudio señala que una efectiva Gestión de Materiales

  • Incrementa la productividad del equipo del proyecto en hasta 10%, ello contribuye en 1.5% de ahorro al CTI.
  • Reduce los Materiales Bulks en hasta 6% y el costo de los equipos en 2.5%, obteniendo una contribución al ahorro del CTI en 1.5%
  • Reduce los costos asociados a la construcción en hasta 5%, ello contribuye a un ahorro de 1% del CTI.

La Gestión de Materiales en el Plan de Ejecución del Proyecto

El Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) siempre deberá incluir el plan de Gestión de Materiales apropiado para el proyecto.

El PEP deberá ser desarrollado y emitido, en términos apropiados para el tipo de contrato, indicando que servicios serán ejecutados y por quien con el objetivo de cumplir con los requerimientos del contrato.

La parte de Gestión de Materiales del PEP incluye plan control de materiales, selección de proveedores, plan de adquisiciones y seguimiento, plan de inspecciones, logística y gestión de los almacenes.

El Plan de la Gestión de Materiales debe ser consistente con los requerimientos de construcción, con los planes de subcontratación, el plan de fabricación y debe tener en cuenta las consideraciones de posibles limitaciones y/o restricciones financieras.

El Pensamiento CMME

El pensamiento clásico en la ejecución de proyectos refuerza la idea del concepto EPC (Engineering, Procurement & Construction). Este pensamiento debe evolucionar de forma que sea ajustado al pensamiento CMME (Construction, Materials Management, Engineering).

El concepto CMME ayuda a reforzar la idea que la Gestión de Materiales (Materials Management) es direccionada por Construcción, a la vez que las prioridades y/o esfuerzos de Ingeniería deben estar direccionados por la Gestión de Materiales.

El pensamiento CMME puede ser resumido en lo siguiente:

  • La Gestión de Materiales es direccionada por la construcción.
  • Para lograr la eficiencia en la construcción necesitamos planificar, ello permitirá obtener el material correcto, al momento correcto en el lugar correcto y al menor costo.
  • El concepto CMME requiere orientar los esfuerzos hacia las facilidades físicas a ser construidas.
  • Gestionar los materiales es el elemento clave integrador del Plan de Ejecución del Proyecto.
  • El pensamiento CMME comienza analizando como serán construidas las facilidades físicas, cual será la secuencia de construcción, así como identificar los principales problemas y oportunidades.

La Gestión de la calidad total puede ser aplicada para mejorar el proceso de Gestión de Materiales. El punto de partida es la identificación del cliente. Para la Gestión de Materiales el cliente es Construcción. Todo debería ser iniciado y finalizado pensando en el cliente (Construcción). La Gestión de Materiales deberá ser planificada para soportar las secuencias de construcción.

Programa de Constructibilidad

El programa de constructibilidad dirige el pensamiento CMME.

La constructibilidad es el óptimo uso del conocimiento en construcción y la experiencia en planificación, ingeniería, adquisiciones y operaciones en obra para alcanzar los objetivos del proyecto. La constructibilidad es alcanzada mediante la integración temprana y efectiva de todos estos elementos.

Es altamente recomendable que el proceso de evaluación de constructibilidad sea implementado en las etapas tempranas del proyecto durante las actividades FEL(Font-End Loading).

El programa de constructibilidad deberá incluir los siguientes entregables:

  • Plan específico de ejecución de la construcción (CEP) del proyecto. El plan deberá estar basado en referencias de sistemas y buenas prácticas de construcción.
  • Análisis de prioridades de diseño y construcción.
  • Cronograma específico de construcción del proyecto y designación de prioridades.
  • Plan de movilización

Estos entregables son esenciales para una buena planificación y ejecución de la Gestión de Materiales.

WBS

Gestión de Materiales

El componente crítico para controlar los materiales de un proyecto es la estructura de desglose de trabajo, o Work Breakdown Structure (WBS)

El WBS identifica el marco en el cual el proyecto será planificado, gestionado, construido y puesto en operación. Proporciona una base consistente para el monitoreo del requerimiento de los materiales durante el curso del proyecto.

Muchos asociamos el WBS con la identificación y colección de data asociado al costo de un proyecto, pero el costo es solo un elemento de aplicación del WBS. El WBS es inter-funcional y multi-dimensional, es la composición de MBS (Material Breakdown Structure), del CBS (Cost Breakdown Structure) y del OBS (Organizational Breakdown Structure), es decir, el WBS puede ser representado como un espacio tridimensional o espacio volumétrico.

Atributos de un Proyecto Exitoso

Estudios de CII, así como datos estadísticos demuestran que todo Proyecto Exitoso goza entre otras cosas con los siguientes atributos:

  • La Gestión de Materiales fue reconocida como parte importante de la Gestión del Proyecto y de la Ejecución del Proyecto.
  • Uso extensivo de Planificación.
  • Involucramiento extensivo y temprano de la Gerencia de Construcción.
  • El equipo del proyecto entendió los conceptos y el proceso de trabajo de la Gestión de Materiales.
  • El equipo del proyecto conoció como funcionan los lineamientos fundamentales del sistema informático de Gestión de Materiales.
  • El equipo del proyecto entendió la necesidad de la línea base de control de proyecto.
  • El equipo del proyecto reconoció la necesidad de controlar el material del proyecto en base al WBS.
  • El WBS fue desarrollado para soportar la ejecución de la construcción y los requerimientos de pruebas y puesta en marcha.
  • El WBS no estuvo basado únicamente en las necesidades de control de costo.
  • El equipo de proyecto se concentró regularmente en temas relacionados a Gestión de Materiales.
  • El Gerente de Proyecto tuvo una perspectiva mucho más amplia que la de sólo desarrollar ingeniería.
  • Ejecución completa de los metrados de materiales, particularmente los metrados de electricidad e instrumentación.
  • El Gerente de Proyecto conoció lo que debería hacer el sistema informático de Gestión de Materiales y hacía las preguntas correctas en relación a ello.
  • Existió un plan detallado de Gestión de Materiales.
  • La entrega de los materiales en los almacenes del proyecto fue organizada y controlada.
  • El personal de almacén del proyecto fue entrenado y experimentado.

Es claro que un proyecto exitoso deberá tener muchos otros atributos, sin embargo los indicados son los atributos que de alguna u otra manera están relacionados a la Gestión de Materiales.

Automatización de los Procesos de Gestión de Materiales

Una Gestión de Materiales efectiva combina buenas prácticas y las últimas tecnologías en sistemas computacionales para enlazar todas las funciones asociadas a la Gestión de Materiales, así mismo, enlaces con otros sistemas computacionales de Gestión de Proyectos, Control de Proyectos, Ingeniería & CAD y tecnologías en construcción y/o fabricación incrementan la productividad del equipo del proyecto. Todos los líderes del proyecto deberán desarrollar suficiente entendimiento de estos sistemas.

El incremento en los niveles de automatización de los procesos involucrados en un proyecto generará un impacto positivo en el resultado. Algunas características generales y relevantes de estos sistemas incluyen:

  • Sistemas altamente integrados.
  • Datos estructurados compartidos.
  • Procesos de Trabajo Inter-funcional (Varias áreas de un proyecto y varias disciplinas).
  • Rápida ejecución de todas las tareas.
  • Incrementa la necesidad de comunicación compartiendo data interna y externamente.
  • Es esencial el entrenamiento en el correcto uso de los sistemas.

La consolidación de la información del proyecto de una variedad de bases de datos en una sola base de datos centralizada e inteligente permitirá la visualización de:

  • Planificación y la secuencia de construcción.
  • Disponibilidad del material.
  • Progreso de la construcción
  • Paquetes de trabajo y contratistas asociados a cada paquete de trabajo

Un sistema computacional puede ser de gran ayuda para encontrar la solución, pero aún se requiere el entendimiento detallado de los procesos.

Rol de la Gerencia Corporativa

El apoyo y la identificación de la Gerencia Corporativa en relación a la Gestión de Materiales son indispensables en la implementación del proceso y las buenas prácticas. El Rol de la Gerencia Corporativa incluye entre otras cosas:

  • Proporcionar recursos para la implementación y entrenamiento.
  • Difundir la importancia de la Gestión de Materiales a otras disciplinas
  • Formalizar los procesos de Gestión de Materiales.
  • Ejercer influencia sobre los Gerentes de Proyectos.
  • Implementar procedimientos para la medición efectiva de los resultados de la Gestión de Materiales.
  • Promover estandarización de materiales.
  • Promover alianzas con proveedores.

Conclusiones

La Gestión de Materiales es un componente esencial del Plan de Ejecución del Proyecto.

La Gestión de Materiales es multi-funcional y es un proceso altamente integrado.

La Gestión de Materiales esta direccionada por la Construcción.

Una Gestión de Materiales efectiva impacta positivamente en el costo total del proyecto y ayuda en la gestión y reducción de los riesgos.

Es esencial establecer un WBS multi dimensional (volumétrico) antes del inicio de la ejecución del proyecto.

Una Gestión de Materiales efectiva requiere de un entendimiento en Gestión de Proyectos.

El factor más importante en el éxito de la Gestión de Materiales es una adecuada planificación.

Los objetivos fundamentales de la Gestión de Materiales son tener material correcto, en el lugar correcto, en el instante correcto y al menor costo.

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