En todas las empresas ocurren situaciones en las que se presentan requerimientos urgentes ya sean para cubrir las necesidades de un proyecto en curso o para atender alguna necesidad operativa.

Tenderbill.com será su herramienta más útil en estas circunstancias, pues le permitirá ingresar un requerimiento urgente a nuestra plataforma y el sistema automáticamente identificará, dentro de nuestra amplia base de datos, los postores que puedan cubrir esa necesidad de manera rápida.

Para este tipo de situaciones, Tenderbill.com ha creado el proceso que hemos denominado Proceso Libre. Las siguientes son las principales características de este tipo de proceso:

  • Amplia base de datos de proveedores. En nuestra plataforma, tenemos el registro de cientos y cientos de proveedores del sector minero industrial, cada uno de ellos identificado con el rubro de su suministro de bienes y/o servicios.
  • Creación rápida y fácil del Bill of Material de la RFQs. Ver el procedimiento de ingreso de Bill of Material. El punto importante en esta parte del proceso es asignar a cada ítem del BOM un rubro, de esta manera, el sistema podrá identificar automáticamente a los Proveedores que puedan cubrir esta necesidad.
  • Confirmación de los Postores. El usuario revisa y confirma los postores que Tenderbill.com ha pre-seleccionado en base a la información de rubro del BOM. El usuario podrá optar libremente por mantener esa recomendación o retirar a los Postores que no desea invitar.
  • Envío de las RFQ a los Postores. El usuario, luego de haber terminado de crear la RFQ (ver sección creación de RFQs), podrá lanzar la RFQ a los postores de manera inmediata y la recepción de las ofertas las podrá ir visualizándolas en la medida que las mismas vayan siendo enviadas por los Postores.
  • Opción de Pre-Evaluación Técnica. Si el usuario así lo determina, puede activar en nuestra plataforma la opción de pre-Evaluación técnica de las ofertas. En un Proceso Libre de solicitudes de cotizaciones, el usuario comprador podría recibir una cantidad muy grande de Propuestas, en vista que el único criterio para la invitación a un Postor es que exista una coincidencia entre el rubro del ítem solicitado y el Postor. El usuario comprador puede optar por usar esta opción de Pre-Evaluación disponible en Tenderbill.com. Este proceso funciona de la siguiente manera:
    • En Tenderbill.com tenemos asociados expertos técnicos organizados por rubros que pueden realizar una Pre-Evaluación técnica de las ofertas de los Proveedores.
    • Cuando una Propuesta es enviada por un Postor y si esta opción ha sido activada por el usuario Comprador, una copia de la Propuesta con información limitada es enviada al evaluador técnico. La información que se comparte con el evaluador es estrictamente técnica y solamente incluye el requerimiento técnico del usuario y la propuesta técnica del postor a nivel de BOM. No se incluye de ninguna forma el precio, condiciones comerciales e identificación del Postor y del Usuario Comprador. Tampoco se comparte la información adjunta a la RFQ. La revisión que el experto asociado haga será única y exclusivamente técnica y los resultados de esta evaluación sólo se resumen en dos estados: Apto o No Apto.
    • Los expertos evaluadores técnicos son especialistas asociados al sistema Tenderbill.com que no pertenecen directamente a nuestra empresa. Son ingenieros asociados que trabajan en diversas empresas consultoras con experiencia y conocimiento en equipos y materiales de aplicaciones industriales y su participación en el proceso es completamente anónima.
    • La evaluación técnica que el experto asociado realice en el proceso solo contribuye con un pre-filtrado de las propuestas recibidas de los diversos postores y el principal objetivo es reducir el universo de propuestas que el usuario comprador tenga que revisar para que pueda concentrarse únicamente en aquellas ofertas que ya hayan pasado por un filtro técnico previo. El usuario comprador puede activar y desactivar esta opción en cualquier momento previo al envío de cada RFQ bajo el Proceso Libre. La aprobación o desaprobación técnica oficial de las Propuestas siempre estará bajo el control del usuario comprador.
  • Historial del Proceso. Todo el proceso realizado en la plataforma Tenderbill.com se visualizará en el historial. El registro se inicia desde que el usuario emite la RFQ a los postores. Visualizará el día, hora y a los postores invitados. Del mismo modo, todos los cambios realizados en la RFQ posterior a la emisión, como cambios en fecha de cierre, envío de información adicional, consultas/respuestas del proceso, etc, se podrán visualizar en el historial. Esto permitirá tener una trazabilidad del proceso y un registro apropiado de toda la documentación y eventos realizados durante el proceso.
  • Visualización de las Ofertas de los postores. Las ofertas de los postores podrán ser visualizadas por el usuario en línea. Así también, Tenderbill.com le permitirá generar archivos PDF o Excel de las ofertas en caso que las mismas requieran ser enviadas a otras personas de la compañía para revisión y/o aprobación.
  • Resumen de las Ofertas de los Postores. Al finalizar el proceso, Tenderbill.com le permitirá visualizar un resumen y cuadro comparativo de las ofertas (bid tab). En este cuadro, el usuario podrá ver todas las ofertas (a nivel de BOM), con los precios y tiempos de entrega de cada oferta, así mismo, el sistema le mostrará si algún postor ha realizado alguna excepción comercial a alguna cláusula de los Términos y Condiciones y cuál es exactamente la excepción realizada. Esto permitirá tener una primera evaluación comercial de las ofertas reduciendo significativamente el tiempo de revisión. (Ver sección Términos Comerciales).

Nuestro Proceso de Generación de RFQ y las Ventajas para los Compradores

Registro efectivo de las comunicaciones y de la información. Generació Rápida y Fácil de RFQs. Acceso a un amplio Directorio de Proveedores de su sector. Respuesta rápida de los Postores. Opción de Pre-Evaluación Técnica. Resumen y evaluación comercial de las ofertas de los proveedores.

Nuestro Proceso de Generación de RFQ y las Ventajas para los Proveedores

Reducción de los costos en la producción de las ofertas. Posibilidad de incremento en las ventas al tener un mayor acceso al mercado. Incorporación de sus productos o servicios a nuestra base de datos logrando así mayor visibilidad por los compradores.

¿Cómo funciona nuestro Proceso de Generación de RFQ Libres

Nuestro proceso es muy rápido y sencillo, tanto para el Comprador como para el Proveedor, tal como se muestra en el siguiente diagrama simplificado:

Cómo funciona el Proceso Libre

Tenderbill.com es el producto de varios años de experiencia en gestión de compras. Conocemos el soporte que los compradores y proveedores necesitan para optimizar sus procesos. Estamos seguros que usar nuestra plataforma será una experiencia gratificante y única. Anímese a probarla!