Guía para el Usuario Comprador

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Guía rápida para Compradores en Tenderbill.com

Esta guía rápida le ayudará a realizar las actividades o procesos dentro de la plataforma Tenderbill.com, actividades como: gestionar sus solicitudes de cotización, el catálogo de materiales, proveedores, configurar los proyectos y administrar la cuenta de la empresa compradora.

Le recomendamos leer las instrucciones siguientes para una óptima experiencia en la plataforma.

En esta sección podrá gestionar las solicitudes de cotización y las evaluaciones técnicas de ofertas. Se muestran los siguientes menús:

Menú Nueva RFQ

Permite crear una solicitud de cotización (RFQ). Permite seleccionar hasta 5 tipos de proceso:

• Sobre Cerrado - Tipo de Proceso donde se especifica una fecha y hora de cierre límite para la presentación de ofertas. Las ofertas no son visibles hasta que se cumpla la fecha de cierre.
• Proceso Estándar - Igual al proceso de Sobre Cerrado, con la característica de que las ofertas son visibles conforme van siendo recibidas por el Comprador.
• Proceso Libre - Tipo de Proceso mediante el cual se categoriza por los bienes y servicios de acuerdo a una árbol de categorías de bienes y servicios, y la plataforma genera automáticamente la lista de Postores para RFQ.
• Subasta Inversa Estándar - Subasta donde de parte de un monto base y lo postores lanzan ofertas por debajo de dicho monto para finalmente obtener el mejor precio posible y ser declarado adjudicado.
• Subasta Inversa a Precio Unitarios - Siimilar al proceso de subasta anterior, con la paricularidad que se pueden adjudicar cantidades parciales a distintos Postores.

Clic en una opción para ingresar los datos de la RFQ. Se muestran los datos de la cabecera. Como datos principales se muestran y se solicitan:

• Proyecto: Valor fijo. Corresponde al Proyecto actual.
• Tipo de Proceso: Valor fijo. Una vez creado no puede ser modificado posteriormente.
• Nro. de RFQ: Número o código de la solicitud de cotización (RFQ). Este número debe ser único a nivel de Proyecto.
• Descripción de RFQ: Descripción corta de la solicitud.
• Disciplina: Especialidad o rama de la ingeniería del Proyecto donde pertenece esta RFQ.
• Fecha de cierre de RFQ: Fecha y hora de cierre de la solicitud.
• Términos Comerciales Máster: Seleccione la plantilla que usará como base para esta RFQ.
• Condiciones de Pago: Describa los términos e hitos de pago de las facturas.
• Moneda de Cotización: Moneda la RFQ y ofertas.
• Lugar de Entrega: Describa el lugar de entrega de los bienes o servicios.
• Observaciones: Campo para anotar observaciones adicionales.

Para generar una nueva RFQ, clic en el botón Crear Solicitud de Cotización. En caso desee cancelar el proceso, clic en el botón "Cancelar". Al crear la solicitud de cotización, esta será visible en el menú RFQ en Trabajo.

Menú RFQ en Trabajo

Aquí podrá gestionar el listado de RFQs que están en elaboración y/o en borrador. Podrá completar los datos restantes tales como: condiciones comerciales, documentos adjuntos, llenar el bill of material (lista de suministros o servicios), asignar postores, completar la carta de presentación ante los Postores.

Pulse sobre el número de RFQ para ir al detalle. La información se muestra agrupada en pestañas:

Pestaña Más datos de RFQ

Más datos de la RFQ

Confidencialidad de la Información

Carta de Presentación

Pestaña Copia en Comunicaciones (CC)

Usuarios en copia en todas las comunicaciones con Postores

Agregue o quite los contactos registrados que serán copiados mediante correo electrónico en las comunicaciones que genere la plataforma entre el Comprador y los Postores. No aplica para la comunicación generada por la emisión de oferta por parte de algún Postor.

Usuarios en copia en la emisión de oferta por los Postores

Similar a la opción anterior. Aquí se registran únicamente los contactos que recibirán la oferta generada por el Postor. Para que esta opción tenga efecto, es necesario que active la opción de que la plataforma genere y envíe los adjuntos de la oferta mediante correo electrónico a esta lista de contactos.

Pestaña Términos Comerciales

Aquí puede ingresar los términos comerciales que considere necesarios y que regirán el proceso de cotización (RFQ). Tener en cuenta que estos términos serán presentados al Postor al momento de elaborar su oferta y deberá confirmar aceptación o indicar alguna excepción a cada términos comercial. El resumen será enviado junto con la oferta y será visible por el Comprador.

Pestaña Bill of Material

Aregue aquí la lista de partidas a cotizar (lista de bienes o servicios). La columna Dimensión es usada para bienes o materiales (ej. para diámetro de tuberías o calibre de cables).

Puede agregar manualmente los ítems (aparecerá un nueva línea en blanco al final del listado), agregar desde un catálogo de materiales (previamente cargado en la plataforma) o mediante un archivo .xml de carga masiva (se puede abrir mediante MS Excel).

Pestaña Documentos

Aquí cargue los documentos de la RFQ. Estos documentos serán visibles y podrán ser descargados por los Postores. No hay límite para la cantidad de documentos que puede cargar. Sobre el tamaño individual máximo permitido consulte al administrador de la plataforma Tenderbill (el tamaño bordea 1 GB usualmente). Los tipos de arhivos permitidos se indican en la parte inferior.

Puede cargar archivo uno tras otro sin esperar a que el anterior cargue completamente.

Pestaña Cronograma

El cronograma se gestiona mediante hitos, con una fecha y hora de inicio y fin. Este cronograma es visible por los Postores. Puede actualizar los hitos del cronograma durante todas las etapas de la RFQ (En Trabajo, Abiertas, Cerradas)

Pestaña Postores

Gestione aquí la lista de Postores invitados a este proceso de licitación (RFQ). No hay límite en la cantidas de Postores a invitar. Solo puede designar un (1) contacto del Postor como contacto principal en las comunicaciones posteriores. Opcionalmente, para cada Postor, pueden ingresar una lista de correos electrónicos separados por punto y coma (;) que serán copiados en las comunicaciones.

Menú RFQ Abiertas

Aquí se muestran las RFQs que ya han sido emitidas a los postores y que aún no se cumple la fecha de cierre establecida. Las pantallas u opciones para una solicitud de cotización en este estado son muy similares a las RFQ en Trabajo. Se tienen las opciones de: Re-emitir la RFQ a un postor, invitar nuevos postores, cambiar la fecha de cierre, descargar la RFQ emitida en formato PDF.

Como parte del desarrollo del proceso, se añaden 3 pestañas nuevas:

Pestaña Ofertas

Aquí podrá visualizar el listado de ofertas recibidas hasta el momento.

• Para el caso de RFQs tipo "Sobre Cerrado", el contenido de las ofertas no es accesible aún, dado que aún no se cumple la fecha y hora de cierre.
• Si la RFQ es tipo "Estándar" podrá visualizar toda la información de la oferta dando clic en el número de oferta.
• En caso de que un Postor haya solicitado autorización al Comprador para modificar su oferta, aparecerá aquí un botón para proceder con la autorización. Para más detalles, vea en preguntas frecuentes el detalle del proceso de autorización para modficar una oferta ↗.

Pestaña Historial del Proceso

Se muestra el historial de comunicaciones y eventos del proceso de cotización. Este historial es generado automáticamente por la plataforma, producto del intercambio de comunicaciones, acciones entre el Comprador y los Postores. Tanto el Comprador como el Postor tienen una interfaz de Historial de Proceso. El listado de muestra en orden descendente, es decir el evento más reciente se muestra en la parte superior del listado. El listado se va llenando automáticamente cada 3 minutos con los últimos mensajes generados para esta RFQ.

Para realizar una nueva notificación a los postores pulse el botón Nueva Notificación y aparecerá una pantalla para que redacte el mensaje a los Postores. La información a cargar es la siguiente:

• Mensaje: Ingrese el contenido del mensaje a enviar. Máximo 1000 caracteres.
• Documentos adjuntos: Opcionalmente puede adjuntar documentos a su mensaje. No hay límite para la cantidad de documentos a adjuntar. El tamaño individual máximo de cada documento es de 1 GB.
• Destinatarios: Selecciones aquí los Postores que recibirán el mensaje. El mensaje es enviado por correo electrónico individualmente a cada Postor y se genera un nuevo mensaje en el Historal de Proceso. Los adjuntos, si los hubiera, no son parte del correo electrónico, pero estos documentos son accesibles en el historial del proceso, tanto por el lado del Postor como del Comprador.

Una vez que ha cargado los datos solicitados, pulse Enviar ahora para completar el proceso.

Pestaña Resumen de Ofertas

Se muestra un resumen en formato tabular de las ofertas recibidas, así como las principales excepciones a los Términos Comerciales de la RFQ.

Menú RFQ Cerradas

Las RFQ es estado ";Cerrada" son aquellas donde su fecha y hora de cierre se ha cumplido. Los Postores ya no pueden presentar ofertas. El cambio de una RFQ a estado Cerrada es automático, la plataforma se encarga de esta tarea. Al igual que las RFQ Abiertas, las acciones para manipular y visualizar la información son similares.

Menú Estado de EVTs

Las Evaluaciones Técnicas (EVT) son aquellas que realizan el área técnica y el área de Seguridad (HSE). Aquí se muestra el listado de RFQ Cerradas, las cuales ya cuenta con ofertas completas y aptas para revisión.

El estado de la evaluación (EVT) se muestra en el lado derecho de cada RFQ.

Para iniciar el proceso de evaluación técnica, siga los pasos siguientes:

1. Clic en el Nro. de RFQ para abrirla.
2. En la pestaña Ofertas Recibidas, pulse el botón Enviar Ofertas a Evaluación Técnica que se encuentra en la parte inferior del listado de ofertas.
3. Seleccione los evaluadores técnicos y HSE a quienes enviará las ofertas.
4. Para cada oferta recibida, adjunte los archivos necesarios para la evaluación
5. Seleccione las opciones de visualización de precios y tiempos de entrega para los evaluadores técnicos.
6. Pulse el botón Enviar Ofertas a Evaluación y las ofertas estarán disponibles para revisión de los evaluadores. Un mensaje de correo eléctrónico es generado.

Menú RFQ Terminadas

Aquí se listan las RFQs Terminadas por el usuario comprador. Una RFQ en estado Terminada, se cierran las comunicaciones con los Postores, esta desaparece de la bandeja del Postor.

En este estado, una RFQ ya no puede ser modificada.

Aquí se gestiona el catálogo de materiales o servicios del cliente.

1. Clases y Subclases de Material
   • Tenderbill organiza las clases de material en 2 niveles: Una clase principal y una subclase.
   • Los materiales deberán ser clasificados consistentemente según las clases y subclases definidas.
   • Las clases y subclases tienen un código alfanumérico de dos caracteres de longitud cada uno.
2. Catálogo de Materiales
   • Los materiales tienen atributos básicos como: código, descripción corta, especificación (descripción larga) y unidad de medida.
   • Además se manejan las diferentes medidas o dimensiones para los materiales. ejm: para cables eléctricos se tienen diferentes medidas de sección transversal (calibre). Para el caso tuberías se debería indicar aquí el diámetro.
   • El código de los materiales tiene una longitud máxima de 16 caracteres.
   • Se tiene la opción de carga masiva de catálogo de materiales a través de la opción Importar desde archivo Excel. En este proceso se puede descargar la plantilla en formato Excel para ser llenada y cargada a la base de datos del catálogo de materiales.

Aquí puede gestionar los proveedores registrados en la plataforma. Esta base de datos es global y es mantenida por todas las empresas compradoras registradas en tenderbill.com. Se tienen las opciones y menús siguientes:

1. Mis Proveedores

   El listado muestra los proveedores aprobados para el proyecto. Se muestran todos los contactos de cada proveedor.

2. Listado de Proveedores

   Se muestran los todos los proveedores registrados en la plataforma. Esta lista es visible por todos las empresas compradoras que utilizan tenderbill. Aquí puede agregar más contactos a los proveedores ya existentes. Cuando cree nuevos contactos, un correo electrónico le llegará al nuevo usuario con los pasos para completar su registro.

3. Registrar Proveedor

   Puede registrar un nuevo proveedor si ya cuenta con todos los datos que se solicitan. al registrar un nuevo proveedor obligatoriamente debe crear al usuario administrador de la cuenta.

4. Invitar a Proveedor

   Utilice esta opción en caso tenga únicamente una cuenta de correo de contacto del proveedor. Al registrar a este proveedor, el mismo será encargado de completar los demás datos. Un correo electrónico será enviado a la cuenta que ingrese. Es muy importante validar que el proveedor no esté registrado con el fin no duplicar registros.

1. Configuración

   Aquí puede establecer y configurar algunos parámetros del proyecto. Datos como: el tipo de proceso predeterminado, la configuración de notificaciones de cierre de RFQs, la moneda, el logo para el proyecto actual. Al configurar las notificaciones de cierre de RFQs, la plataforma enviará un correo electrónico a cada una de las cuentas de correo que indique.

2. Carta de RFQ

   Este es el mensaje que se enviará al Postor en el correo de invitación a cotizar.

3. CC Obligatorio

   Aquí puede ingresar los correos electrónicos de los usuarios compradores a los cuales se les copiará las comunicaciones realizadas por los compradores y las que son enviadas a los compradores por los proveedores.

4. Términos Comerciales Máster

   Estos términos comerciales son los que se usarán como plantilla para la creación de nuevas solicitudes de cotización (RFQ). Una vez usada la plantilla, los términos ya asignados a la RFQ pueden ser modificados posteriormente por el comprador.

5. Órdenes de Compra Máster

   Al igual que los términos comerciales master, las Órdenes de Compra Master, son las plantillas de secciones o cláusulas que forman parte de las órdenes de compra a crear en la plataforma.