Guía rápida para Compradores en Tenderbill.com

Esta guía rápida le ayudará a realizar las actividades o procesos dentro de la plataforma Tenderbill.com, actividades como: gestionar sus solicitudes de cotización, el catálogo de materiales, proveedores, configurar los proyectos y administrar la cuenta de la empresa compradora.

Le recomendamos leer las instrucciones siguientes para una óptima experiencia en la plataforma.

Iniciar Sesión

  1. En su navegador, ingrese a www.tenderbill.com
  2. Seleccione el menú Acceder y luego pulse Compradores.
  3. Ingrese su correo electrónico y contraseña.
  4. Clic en Iniciar Sesión.
Seleccionar Proyecto
  1. Se muestran los proyectos en los que ha sido asignado.
  2. Clic en el proyecto al cual desea ingresar.

Menú Principal

  1. Inicio - Aquí podrá visualizar un resumen de la actividad reciente en el proyecto, así como lo principales reportes y estadísticas.
  2. RFQ - Solicitudes de Cotización - Aquí es donde visualizará el listado de Solcitudes de Cotización (RFQ) enviadas a los postores.
  3. Catálogo de Materiales - Aquí podrá gestionar el maestro de catálogo de materiales y servicios
  4. Proveedores - Listado de proveedores registrados y aprobados.
  5. OC - Gestionar las Órdenes de Compra generadas.
  6. Configuración de Proyecto - Configure las opciones del Proyecto seleccionado: configuación de moneda, plantillas de términos comerciales, copia obligatoria de correos electrónicos, etc.
  7. Mi Cuenta - Gestionar los usuarios y proyectos registrados.

Inicio

  • Resumen - Aquí podrá visualizar un resumen de la actividad reciente en el proyecto, así como lo principales reportes y estadísticas.
  • Reportes - Principales Reportes para descargar en formato Microsoft Excel.
  • Estadísticas - Estadísticas y gráficos de las RFQ.

Solicitudes de Cotización (RFQ)

En esta sección podrá gestionar las solicitudes de cotización, las evaluaciones técnicas e ingresar a otro proyecto.
Se muestran las opciones siguientes:

  1. Nueva RFQ

    Permite crear una solicitud de cotización (RFQ). Permite seleccionar hasta 4 tipos de proceso:

    • Sobre Cerrado - Tipo de Proceso donde se especifica una fecha límite de cierre para la presentación de ofertas. Las ofertas no son visibles hasta que se cumpla la fecha de cierre.
    • Proceso Estándar - Igual al proceso de Sobre Cerrado, con la característica que las ofertas son visibles conforme los proveedores las envíen.
    • Subasta Inversa Estándar - Subasta donde de parte de un monto base y lo postores lanzan ofertas por debajo de dicho monto para finalmente obtener el mejor precio posible.
    • Subasta Inversa a Precio Unitarios - Siimilar al proceso de subasta anterior, con la paricularidad que se pueden adjudicar cantidades parciales a distintos postores.

    Pulse en una opción para ingresar los datos de la RFQ. Se muestran los datos de la cabecera.

    • Complete al menos los datos obligatorios
    • Para guardar los datos clic en el botón Crear Solicitud de Cotización
    • Al crear la solicitud de cotización, esta será visible seleccionando en el menú RFQ en Trabajo
  2. RFQ en Trabajo

    Aquí podrá gestionar las RFQ que están en elaboración, completar los datos restantes tales como: condiciones comerciales, documentos adjuntos, llenar el bill of material (lista de suministros o servicios), asignar postores, completar la carta de presentación ante los postores.

    Pulse sobre el número de RFQ para editarla, se mostrarán las pestañas siguientes:

    • RFQ Info - Se muestran los datos editables de la RFQ: Nro de RFQ, Descripción corta, fecha de cierre, plantilla de condiciones comerciales, forma de pago, lugar de entrega, etc.
    • Términos Comerciales - Se muestran las condiciones de compra para esta proceso de cotización. Datos tales como Cartas Fianza, Penalidades, Condiciones de Entrega, Hitos de Pago, etc.
    • Bill of Material - Aquí se muestran los suministros o servicios solicitados. Pueden ser llenados desde un catálogo de materiales, manualmente o desde un archivo formateado.
    • Documentos Adjuntos - Aquí podrá cargar archivos a la RFQ. Se permiten variedad de documentos de formatos conocidos. El tamaño máximo individual de cada documento es de 500 MB y la cantidad de documentos que puede subir es ilimitada.
    • Postores - Aquí agregar los postores a los cuales enviará la solicitud de cotización. Cada postor tendrá un único contracto, en caso desee copiar a más contactos podrá ingresar sus direccione de correo elecrónico manualmente separados por punto y coma (;).

      Agregar Postores

      Para agregar postores a esta RFQ, clic en Agregar Postores y se visualizarán los postores aprobados del Proyecto. Solo puede seleccionar un contracto por postor.

    • Carta de Presentación - Es el texto de presentación de la RFQ ante el postor. Este texto llegará como cuerpo del correo electrónico de invitación a cotizar.

    Emitir RFQ

    Una vez que ha completado de llenar los datos de la RFQ, proceda a emitir la RFQ a los postores. En la pestaña RFQ Info, clic en Emitir a los Postores o en el título de la RFQ, lado derecho clic en Emitir y le mostrará lo siguiente:

    Finalmente, clic en Emitir Ahora para lanzar la RFQ a los postores. Est acción hará que la plataforma envíe un correo electrónico a cada uno de los postores invitados siempre colocando en copia al usuario que está emitiendo la RFQ. Una vez emitida la RFQ, esta pasa al estado Abierta y podrá visualizarla en la pestaña RFQ Abiertas

  3. RFQ Abiertas

    Aquí se muestran las RFQs que ya han sido emitidas a los postores y que aún no se cumple la fecha de cierre establecida. Las pantallas u opciones para una solicitud de cotización en este estado son muy similares a las RFQ en Trabajo. Se tienen las opciones de: Re-emitir la RFQ a un postor, invitar nuevos postores, cambiar la fecha de cierre, descargar la RFQ emitida en formato PDF.

    Como parte del desarrollo del proceso, se añaden 3 pestañas nuevas:

    • Ofertas Recibidas - Aquí podrá visulizar el listado de ofertas recibidas a la fecha. Para el caso de RFQ tipo Sobre Cerrado, solo se visualizan los números de oferta, pero aún no pueden ser visualizadas.
    • Historial del Proceso - Se muestra el historial de comunicaciones y eventos del proceso de cotización. Este historial puede ser descargado en formato Microsoft Excel, PDF y como HTML (incluyendo todos los archivos adjuntos). Aquí puede realizar notificaciones, preguntas o responder preguntas de los postores.
    • Resumen de Ofertas - Se muestra un resumen en formato tabular de las ofertas recibidas, así como las principales excepciones a los Términos Comerciales de la RFQ.
  4. RFQ Cerradas

    Las RFQ es estado Cerradas son aquellas donde su fecha y hora de cierre se ha cumplido. Los postores ya no pueden presentar ofertas. El cambio de una RFQ a estado Cerrada es automático, la plataforma se encarga de esta tarea. Al igual que las RFQ Abiertas, las acciones para manipular y visualizar la información son similares.

  5. Estado de EVTs

    Las Evaluaciones Técnicas (EVT) son aquellas que realizan el área técnica y el área de Seguridad (HSE). Aquí se muestra el listado de RFQ Cerradas, las cuales ya cuenta con ofertas completas y aptas para revisión.

    El estado de la evaluación (EVT) se muestra en el lado derecho de cada RFQ.

    Para iniciar el proceso de evaluación técnica, siga los pasos siguientes:

    1. Clic en el Nro. de RFQ para abrirla.
    2. En la pestaña Ofertas Recibidas, pulse el botón Enviar Ofertas a Evaluación Técnica que se encuentra en la parte inferior del listado de ofertas.
    3. Seleccione los evaluadores técnicos y HSE a quienes enviará las ofertas.
    4. Para cada oferta recibida, adjunte los archivos necesarios para la evaluación
    5. Seleccione las opciones de visualización de precios y tiempos de entrega para los evaluadores técnicos.
    6. Pulse el botón Enviar Ofertas a Evaluación y las ofertas estarán disponibles para revisión de los evaluadores. Un mensaje de correo eléctrónico es generado.
  6. RFQ Terminadas

    Aquí se listan las RFQs Terminadas por el usuario comprador. Una RFQ en estado Terminada, se cierran las comunicaciones con los postores, esta desaparece de la bandeja del postor.

    En este estado, una RFQ ya no puede ser modificada.

  7. Mis Proyectos

    Aquí se muestran los proyectos al cual ha sido asignado. Los usuarios tipo Administrador pueden visualizar todos los proyectos registrados.

Catálogo de Materiales

Aquí se gestiona el catálogo de materiales o servicios del cliente.

  1. Clases y Subclases de Material
    • Tenderbill organiza las clases de material en 2 niveles: Una clase principal y una subclase.
    • Los materiales deberán ser clasificados consistentemente según las clases y subclases definidas.
    • Las clases y subclases tienen un código alfanumérico de dos caracteres de longitud cada uno.
  2. Catálogo de Materiales
    • Los materiales tienen atributos básicos como: código, descripción corta, especificación (descripción larga) y unidad de medida.
    • Además se manejan las diferentes medidas o dimensiones para los materiales. ejm: para cables eléctricos se tienen diferentes medidas de sección transversal (calibre). Para el caso tuberías se debería indicar aquí el diámetro.
    • El código de los materiales tiene una longitud máxima de 16 caracteres.
    • Se tiene la opción de carga masiva de catálogo de materiales a través de la opción Importar desde archivo Excel. En este proceso se puede descargar la plantilla en formato Excel para ser llenada y cargada a la base de datos del catálogo de materiales.

Proveedores

Aquí puede gestionar los proveedores registrados en la plataforma. Esta base de datos es global y es mantenida por todas las empresas compradoras registradas en tenderbill.com. Se tienen las opciones y menús siguientes:

  1. Mis Proveedores

    El listado muestra los proveedores aprobados para el proyecto. Se muestran todos los contactos de cada proveedor.

  2. Listado de Proveedores

    Se muestran los todos los proveedores registrados en la plataforma. Esta lista es visible por todos las empresas compradoras que utilizan tenderbill. Aquí puede agregar más contactos a los proveedores ya existentes. Cuando cree nuevos contactos, un correo electrónico le llegará al nuevo usuario con los pasos para completar su registro.

  3. Registrar Proveedor

    Puede registrar un nuevo proveedor si ya cuenta con todos los datos que se solicitan. al registrar un nuevo proveedor obligatoriamente debe crear al usuario administrador de la cuenta.

  4. Invitar a Proveedor

    Utilice esta opción en caso tenga únicamente una cuenta de correo de contacto del proveedor. Al registrar a este proveedor, el mismo será encargado de completar los demás datos. Un correo electrónico será enviado a la cuenta que ingrese. Es muy importante validar que el proveedor no esté registrado con el fin no duplicar registros.

Configuración de Proyecto

Aquí puede configurar las opciones por defecto que adoptará al plataforma en el desarrollo de cada proyecto. Se tienen los menús siguientes:

  1. Configuración

    Aquí puede establecer y configurar algunos parámetros del proyecto. Datos como: el tipo de proceso predeterminado, la configuración de notificaciones de cierre de RFQs, la moneda, el logo para el proyecto actual. Al configurar las notificaciones de cierre de RFQs, la plataforma enviará un correo electrónico a cada una de las cuentas de correo que indique.

  2. Carta de RFQ

    Este es el mensaje que se enviará al postor en el correo de invitación a cotizar.

  3. CC Obligatorio

    Aquí puede ingresar los correos electrónicos de los usuarios compradores a los cuales se les copiará las comunicaciones realizadas por los compradores y las que son enviadas a los compradores por los proveedores.

  4. Términos Comerciales Máster

    Estos términos comerciales son los que se usarán como plantilla para la creación de nuevas solicitudes de cotización (RFQ). Una vez usada la plantilla, los términos ya asignados a la RFQ pueden ser modificados posteriormente por el comprador.

  5. Órdenes de Compra Máster

    Al igual que los términos comerciales master, las Órdenes de Compra Master, son las plantillas de secciones o cláusulas que forman parte de las órdenes de compra a crear en la plataforma.

Mi Cuenta

Aquí puede administrar los usuarios compradores, crear nuevos proyectos y asignar los usuarios a los proyectos en curso. Se debe tener en cuenta que los todos los usuarios compradores solo visualizarán las RFQs de los proyectos en los cuales son asignados. Para el caso de los usuarios tipo administrador, estos usuarios pueden visualizar todas las RFQs de cada proyecto.

Otros Enlaces

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Última actualización: 30 de mayo de 2018.
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